Budapest, Benczúr utca 28., Hungary |
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Die GDPR (europäische Datenschutz-Grundverordnung) ist seit dem 25. Mai 2018 anzuwenden. Die Verordnung gilt für jeden, der personenbezogene Daten verarbeitet, sei es ein Einzelunternehmen, eine Gesellschaft oder eine Behörde.
Viele denken nicht daran, aber auch die von einer Überwachungskamera aufgenommenen Bildaufnahmen, der Lebenslauf eines Stellenbewerbers und die von einem Nutzer beim Ausfüllen eines Kontaktformulars auf der Website angegebenen Daten gelten als personenbezogene Daten.
Da es kein Unternehmen und keine Organisation gibt, die im Rahmen ihrer Tätigkeit nicht in irgendeiner Weise die Daten natürlicher Personen verarbeitet (man denke etwa an die Daten von Mandanten oder Arbeitnehmern), ist niemand davon befreit, eine den geltenden Rechtsvorschriften entsprechende Datenverarbeitungspraxis zu etablieren und die verpflichtende Dokumentation erstellen zu lassen.
Ziel des Datenschutz-Audits ist es, die Datenverarbeitungstätigkeiten des Unternehmens zu erfassen, wobei besonderes Augenmerk auf den Umfang der verarbeiteten Daten, den Kreis der betroffenen Personen und die Datenübermittlung gelegt wird. Im Rahmen des Audits prüfen wir, ob das Unternehmen bei der Verarbeitung der Daten die einschlägigen Rechtsvorschriften einhält.
Im Rahmen des Datenschutz-Audits sehen wir die aktuellen Datenschutzdokumente der Gesellschaft durch, überprüfen das Vorhandensein der erforderlichen Verzeichnisse sowie die vom Unternehmen verwendeten Dokumentmuster und Dokumente. Über die Dokumente hinaus decken wir mittels Datenerhebungsbögen und Interviews die tatsächliche Praxis und die Einzelheiten der Datenverarbeitungstätigkeiten auf.
Als Ergebnis des Audits erhält der Mandant ein genaues Bild von der aktuellen Situation des Unternehmens und von den regelungsbedürftigen Bereichen. Auf Grundlage des Audits lässt sich feststellen, welche Dokumente zur Sicherstellung der Rechtmäßigkeit des Unternehmens erforderlich sind.
Die GDPR und die branchenspezifischen Rechtsvorschriften schreiben für die Verantwortlichen das Vorhandensein zahlreicher Dokumente und Verzeichnisse vor. Darüber hinaus ist das Vorhandensein einer schriftlichen Dokumentation auch die Grundlage für die Gewährleistung des Auskunftsrechts, insbesondere im Hinblick auf den Grundsatz der Rechenschaftspflicht. Die Liste der erforderlichen Dokumente kann genau nur im Rahmen eines Datenschutz-Audits bestimmt werden; die folgenden Verzeichnisse und Dokumente sind jedoch in den meisten Fällen für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen unerlässlich:
Die Datenschutzdokumentation ist nur der erste Schritt der gesetzlichen Konformität; die richtige Praxis muss jedoch in jeden Datenverarbeitungsprozess des Unternehmens eingebaut werden. Dazu sind die Information und Schulung der an der Datenverarbeitung beteiligten Mitarbeiter sowie die Verwendung geeigneter Dokumentmuster und Formulare erforderlich.